Baza legala este: OMF 3512/2008.
Ambele documente sunt utilizate pentru a reflecta intrarea de numerar in casieria unitatii.
Utilizarea lor este prezentata in Ordinul 3512/2008 si este pe scurt urmatoarea:
Chitanta este:
– document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unitatii;
Se întocmeste în doua exemplare, pentru fiecare suma încasata, de catre casierul unitatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.
Exemplu de utilizare:
• Incasarea in numerar a unei facturi de la clienti (atunci cand nu exista casa de marcat);
Dispozitia de incasare este:
– dispozitie pentru casierie, în vederea încasarii în numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
Se întocmeste în doua exemplare de catre compartimentul financiar-contabil când nu exisa alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Exemple de situatii cand se utilizeaza dispozitia de incasare:
• Restituirea de catre un salariat a unui avans neutilizat integral;
• Restituirea unui imprumut acordat de catre societate, de catre un angajat.
• Creditare firma de catre asociat;
Dispozitia de incasare catre casierie se intocmeste pentru incasarea in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, adica din vanzarea produselor si serviciilor firmei.
In caz contrar se utilizeaza chitanta.
de aceea se denumeste,, dispozitie” pentru ca i se da casierului prin formularul dispozitie – o aprobare sa faca o incasare cu numerar prin emiterea unei chitante avand regim special care ulterior se inregistreaza in contabilitate sau o dispozitie de plata catre casierie prin care i se aproba casierului sa achite un decont (pentru cheltuieli persoane sau cheltuieli materiale – avand anexate documente justificative)
Din practica super prudentiala, atunci cand garda financiara ne controla la Registru de casa sumele reprezentand creditare firma erau “obligatoriu” incasate pe baza de chitanta. Problema cred ca era una singura: Chitantele erau cu regim special in timp ce Dispozitiile de I/P le putea reface in functie de conjunctura. Se practica acel sistem cu creditare firma, pentru a justifica daca vreti, orice plata facuta de patron.
Cred ca dispozitiile de plata sau incasare se pot utiliza in toate cazuriile cu exceptia celor in care legea impune utilizarea chitantei sau a bonului fiscal.
Redam mai jos extrase din OMF 3512/2008.
GRUPA a IV-a
MIJLOACE BĂNEŞTI ŞI DECONTĂRI
CHITANŢĂ (cod 14-4-1)
1. Serveşte ca:
– document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unităţii;
– document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate.
În condiţiile în care sumele înscrise pe chitanţă sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii scutite fără drept de deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin. (1) şi (2) din Codul fiscal), formularul de chitanţă este documentul justificativ care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unităţii şi se semnează de acesta pentru primirea sumei.
3. Circulă la depunător (exemplarul 1, cu ştampila unităţii). Exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul de casă.
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul 2).
5. Continutul minimal al formularului:
– denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str., număr); judeţul;
– denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
– numele şi prenumele persoanei fizice care depune sume şi ce reprezintă acestea sau, după caz, denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de înregistrare la oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str., număr); judeţul persoanei juridice;
– suma in cifre şi litere;
– semnătura casierului.
DISPOZIŢIE DE PLATĂ/ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE (Cod 14-4-4)
1. Serveşte ca:
– dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
– dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale;
– document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ.
2. Se întocmeşte în două exemplare de către compartimentul financiar-contabil:
– în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
– în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;
– în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plată etc.).
Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil.
3. Circulă:
– la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile prevăzute de lege;
– la persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective;
– la casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plată, după caz, şi se semnează de casier; în cazul plăţilor se semnează şi de către persoana care a primit suma;
– la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate (exemplarul 2);
– la plătitor (exemplarul 1).
4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă.
5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
– denumirea unităţii;
– denumire formular: plată / încasare;
– numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
– numele şi prenumele, precum şi funcţia (calitatea) persoanei care încasează/restituie suma;
– suma încasată/restituită (în cifre şi în litere); scopul încasării/plăţii;
– semnături: conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil;
– date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primită, data şi semnătura;
– casier; suma plătită/încasată; data şi semnătura.
Sunt de acord cu Marius.
nu sunt de acord; parerea mea personala este ca in baza dispozitiei de incasare se emite chitanta, document pe baza caruia casierul poate incasa o suma in numerar.